Proses Pengajuan Residence Permit

Steps

Tahapan pengajuan residence permit

Dokumen ST1/PHD1

Mendapatkan kiriman ST1 (bagi S2) dan PHD1 (bagi S3) dari pihak universitas. ST1/PHD1 part one diisi pihak kampus, lalu kita perlu mengisi ST1/PHD1 part two di portal web SIRI.

Siapkan Dokumen

Sebelum mengisi ST1/PHD1 part two, siapkan kelengkapan dokumen untuk
diunggah di portal, yaitu:

Bukti pembayaran SIRI (lihat Detail Pembayaran nomor 1). Case order ID
didapat dari sini (valid hingga 30 hari sejak pembayaran).
Scan paspor asli semua halaman (lihat Kelengkapan Dokumen nomor 2).
Dokumen bukti dukungan finansial (lihat Kelengkapan Dokumen nomor 7).
Di bagian akhir pengisian, sworn declaration, perlu dicetak dan ditandatangani,
lalu di-scan ulang untuk diunggah.
Khusus employed PhD dari UCPH: ada dokumen tambahan berupa Power of Attorney (PoA) yang perlu ditandatangani dan diunggah.

Appoinment Pengajuan Visa

Buat janji temu untuk mengajukan visa di website VFS (link tersedia di Detail Pembayaran nomor 3). Untuk proses ini, bisa memilih visa biasa, tidak perlu yang long-stay. Jika ingin, pilih dan bayar biaya layanan VFS yang diinginkan (opsional).Setelah submit, akan mendapatkan bukti pembuatan janji temu (Kelengkapan Dokumen nomor 10), yang perlu dicetak dan dibawa ke VFS.

Pengajuan Visa di VFS

Siapkan semua dokumen. Jika ada dokumen yang terlupa, terdapat jasa cetak di lantai 2 (per lembar 5,000 IDR).
Datang ke VFS Jakarta (Google Map) di dalam Mall Kuningan City lantai 1 pada
waktu yang sudah ditentukan. Jangan lupa untuk membawa semua kelengkapan dokumen.
Baru bisa masuk 10–15 menit sebelum waktu janji temu. Siapkan bukti
pembuatan janji temu dan ambil nomor antrian di dalam, dan (Kelengkapan
Dokumen nomor 10). Antrian Denmark ada di loket nomor 30–31. Tunggu
sampai nomor antrian dipanggil.
Setelah dipanggil, kelengkapan dokumen akan dicek dan diserahkan ke
petugas; dilanjutkan dengan pembayaran tunai, dan diakhiri dengan
perekaman data biometrik (foto dan sidik jari).

Lama Proses Pengajuan

Hasil pengajuan visa akan dikabarkan oleh Pihak VFS (secara umum via telpon) serta mengonfirmasi ulang alamat Pengiriman dokumen (jika memilih untuk dikirim). Ekspektasi waktu: 2 minggu–2 bulan.

Dokumen Selesai

Dokumen sampai di alamat tujuan, berisikan dua dokumen (apabila pengajuan residence permit disetujui):
– Paspor asli, dan
– Residence Permit Letter (+/-7 lembar A4).
Jangan lupa untuk membaca isi residence permit letter dan men-scan dokumennya. Simpan dengan baik untuk kebutuhan sewaktu-waktu.

Selesai 😊

Dokumen Pengajuan Residence Permit

No	Berkas Fisik	Jumlah	Keterangan
1	Paspor Asli	1	Pastikan masa berlaku paspor berakhir lebih lama dari masa studi.
2	Scan Paspor (berwarna)	1	Semua halaman mulai dari sampul depan sampai belakang. Ukuran kertas A4, boleh 2 halaman paspor dalam 1 lembar kertas.
3	Print formulir ST1 (bagi S2) dan PHD1 (bagi S3) yang diisi sendiri	1	Semua halaman. Jangan lupa untuk selalu baca setiap halaman serta print as .pdf formulir tersebut sebelum page submission terakhir.
4	Print bukti pembayaran SIRI	1	Lihat pada halaman Detail Biaya nomor 1
5	Print bukti pembayaran Ministry of Foreign Affairs Denmark	1	Lihat pada halaman Detail Biaya nomor 2
6	Pas foto berwarna	2	Tidak boleh berkacamata, seluruh wajah tampak dan memenuhi 80% gambar; Ukuran 3,5 × 4,5 latar putih. Di VFS terdapat jasa pembuatan pas foto dengan biaya 45K IDR.
7	Salinan bukti dukungan finansial	1	1) Dokumen bank reference, dengan saldo setara dengan 7.086 DKK per bulan masa studi (jika masa studi lebih dari 12 bulan maka hanya perlu menyediakan untuk 12 bulan) (per 2025), atau 2) Dokumen bukti dukungan beasiswa, atau 3) Dokumen kontrak bagi employed PhD
8	Print Letter of Acceptance/ Enrollment dari kampus	1
9	Print receipt / bukti telah mengirim ST1 / PHD1 part two	1	Bertuliskan “IMPORTANT: REMEMBER TO PRINT THIS RECEIPT AND BRING IT WHEN YOU GO TO HAVE YOUR BIOMETRIC FEATURES RECORDED”
10	Print bukti appointment/ janji temu di VFS	1	Ada detail janji temu dalam bentuk tabel

Detail Biaya Pengajuan Residence Permit

No	Detail Biaya	Nominal	Keterangan
1	Case Order ID – SIRI Link bagi pelajar S2 Link bagi pelajar S3	~2,255 DKK + 50 DKK	Pilih Create case order ID lalu lanjutkan dengan membayar secara online via PayPal, Bank Jago, VISA, dll.). Langsung download/screenshot bukti pembayaran, hati-hati jangan sampai terlewat di bagian ini.
2	Ministry of Foreign Affair Denmark (pada link)	1,755 DKK	Ikuti langkah yang ada di website. Bayar secara online (PayPal, Bank Jago, VISA dll). Download bukti pembayaran langsung.
3	Biaya layanan VFS	240,000 IDR	Dibayar saat melakukan booking appointment VFS secara online.
4	VFS Courier (opsional)	~0 – 200,000 IDR	Biaya pengiriman paspor dan dokumen setelah proses selesai ke alamat tertentu. Jasa ini bisa digunakan bagi yang berada jauh dari Jakarta. Contoh: biaya pengiriman ke Malang adalah 111,000 IDR.
5	Biaya layanan tambahan VFS (opsional)	~0 – 100,000 IDR	Tergantung jenis layanan yang ditambahkan (misal: notifikasi SMS, telpon, email). Biaya dibayar saat membuat booking appointment online.
6	Biaya penitipan barang di VFS	~35,000 IDR	Jika membawa laptop, tablet, flash disk, atau alat elektronik lain, maka tidak diizinkan masuk area VFS. Terdapat loker yang bisa disewa untuk menyimpan barang-barang tersebut.
7	Biaya transportasi menuju VFS	~	Tergantung daerah asal
	Perkiraan Total Biaya	~8,585,000 IDR

*Semua komponen yang dicetak tebal bersifat wajib. Komponen biaya yang tercantum merupakan data pada tahun 2025 dan dapat berubah seiring waktu. Bagi yang akan membawa keluarga dapat melihat ketentuannya pada website SIRI sesuai kategori masing-masing. Setiap anggota keluarga akan memiliki Case Order ID masing-masing dan komponen biaya tersendiri.